Stakeholder - Microsoft.Project - Ressourcenpool (-MW-SH-) - Vitales Projekt-Management [ViProMan]

Anwendung Microsoft.Project

Management des Ressourcen-Pools

1. Einführung

Bei Nutzung von Microsoft.Project in der Professional-Version als unterstützendes Management-Tool ist es möglich, einen zentral verfügbaren Informationsbestand von Stakeholdern festzulegen, auf den Projekte zur Planung, Steuerung und dem Controlling zugreifen können. Mit Hilfe dieses als Ressourcen-Pool bezeichneten Bestands können die Stakeholder mehreren unterschiedlichen Projekten zugeordnet und auch gemeinsam verwendet werden. Somit kann der Ressourcen-Pool aufgrund seiner zentralisiert vorliegenden Informationen dazu genutzt werden, um die Arbeiten von Stakeholdern projektübergreifend planen zu können, Überbuchungen sowie Überschneidungen von Mitarbeitern und Terminen zu vermeiden sowie Konflikte zwischen ihren Zuordnungen in verschiedenen Projekten zu erkennen und aufzulösen.

Ein zusätzlicher Vorteil eines Ressourcen-Pools besteht darin, dass sich durch den Anschluss einer mitbenutzenden Project-Datei an den Pool die Handhabung der Stakeholder innerhalb der einzelnen Projekte gegenüber der Nutzung von eigenen Ressourceninformationen nicht ändert. Aus den genannten Gründen eignet sich dieser zentrale Informationsbestand in Form des Ressourcen-Pools in einer idealer Weise auch zu einer Bereitstellung, Pflege und Verwaltung der quantitativen Informationsanteile des Stakeholder-Registers, sobald keine alternative serverbasierte IT-Komponente zur Verfügung steht.

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2. Organisation der zentralen Komponenten

Wie die Beschreibung „zentraler Informationsbestand“ schon aussagt, ist der Ressourcen-Pool innerhalb der IT-Struktur auf einem zentralen Serversystem bereitzustellen und der Zugriff für die Anwender über eine Freigabe zu gestalten.

Gleichzeitig ist auch eine zentrale Struktur für die einzelnen Projekte mit ihren Projekt-Dateien zu erstellen. Sollten die an den zentralisierten Informationsbestand (Ressourcen-Pool) angeschlossenen Projekt-Dateien später zur übergeordneten Auswertung von Status und Projekt-Fortschritt auch selbst vom Ressourcen-Pool aus geöffnet werden können, ist es zusätzlich erforderlich, die verschiedenen Projekt-Dateien zentral zu speichern, da deren Dateipfade von dem jeweiligen Arbeitsplatz aus erreichbar sein müssen. Beispielhaft sei an dieser Stelle das im Folgenden dargestellte schematische Design zur zentralisierten IT-Systemumgebung vorgestellt:

Microsoft.Project - Ressourcenpool: Beispielhaftes schematisches Design der zentralisierten IT-Systemumgebung bei Nutzung von Microsoft.Project [ViProMan, 11.2015]

3. Einrichtung des zentralen Ressourcen-Pools

Bei dem Ressourcen-Pool handelt es sich um eine normale Project-Datei, welche alle Informationen zu den Stakeholdern beinhaltet und zentral für alle zugriffsberechtigten Anwender zur Verfügung stellt. Zur Bereitstellung des Pools ist zuerst eine neue Project-Datei zu erstellen, welche zukünftig nur für Stakeholder und die zum Register gehörenden quantitativen Informationen genutzt wird. Dadurch ist es deutlich einfacher, Stakeholder-Informationen als auch Vorgangszuordnungen zwischen den verschiedenen mitbenutzenden Dateien und dem Ressourcen-Pool zu verwalten. Beispielhaft dient hier an dieser Stelle die folgende Project-Datei als Ressourcen-Pool:

VPM-Project-RessourcenPool.mpp

Nachdem der Ressourcen-Pool erstellt wurde, können nun die einzelnen Stakeholder -wie zuvor in dem Beitrag Quantitative Stakeholderanalyse - Microsoft.Project vorgestellt- mit ihren Zuordnungsinformationen, Kenndaten, Kostensätzen sowie Verfügbarkeiten eingepflegt und vom zentralen Standort aus bereitgestellt werden.

Eine entscheidende Information zu einer Personal-Ressource stellt innerhalb der Anwendung Microsoft.Project der Basis-Kalender dar. Aufgrund der eminenten Wichtigkeit dieses Informationselements soll an dieser Stelle auf verschiedene Beiträge hingewiesen werden, in denen die Entwicklung des Basis-Kalenders explizit und ausführlich dargestellt wurde.

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Der Projekt-Kalender stellt eine zwingend erforderliche und unverzichtbare Grundlage für sämtliche Terminberechnungen dar. Dazu visualisiert er diejenigen Zeiträume, in denen die Erledigung der ermittelten Projekt-Arbeit aktiv zugelassen ist. Diese Beiträge beschreiben, in welcher Form eine möglichst exakte Definition des Projekt-Kalenders erfolgen muss, um eine Vielzahl kalendarischer Einflussfaktoren auf das Projekt umfassend dokumentieren und über das gesamte Projekt hinweg berücksichtigen zu können. Auf Basis der erhaltenen Ergebnisse können dann frühzeitig unrealistischer Terminziele erkannt und Fehleinsatzplanungen der beteiligten Stakeholder auf ein Minimum reduzieren werden. Die folgenden beiden Beiträge beschreiben die empfohlene Vorgehensweise zur Entwicklung und Bereitstellung eines Projekt-Kalenders.

Unter dem Ressourcen-Kalender wird ein Kalender verstanden, "... der die Arbeitstage und Schichten anzeigt, an denen eine bestimmte Personal-Ressource wahrscheinlich verfügbar ist. Die Informationen, welche der Personal-Ressourcen während des Projekts, einzelner Projekt-Phasen oder auch den Projekt-Vorgängen verfügbar sein können, werden für die Schätzung der Verwendung von Personal-Ressourcen benötigt. Durch die Ressourcen-Kalender kann angegeben werden, für welche Zeiträume Personal-Ressourcen in einer Beobachtungsperiode verfügbar sein werden".

Bei Anwendung von Microsoft Project wird das Projekt-Team erst mit Hilfe von Basis-, Projekt-, Ressourcen- und Vorgangs-Kalender verlässlich in die Lage versetzt, sowohl projektweit als auch ressourcenspezifisch Arbeitszeiten und Arbeitsmodelle festlegen sowie notwendige Ausnahmen und Abwesenheiten vollständig berücksichtigen zu können.

Das Vitale Projekt-Management bietet zu Ihrer Unterstützung für die Anwendung Microsoft Project verschiedene Referenz-Kalender für unterschiedliche europäische Länder sowie ihre jeweiligen Bundesländern, Provinzen und auch Regionen in den sieben verschiedenen Sprachversionen Deutsch, Italienisch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Spanisch und Türkisch.

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4. Verbindung mit dem Ressourcen-Pool

Bei der Nutzung eines zentralisierten Ressourcen-Pools ist zu berücksichtigen, dass eine einzelne Projekt-Datei immer nur mit einem einzigen Ressourcen-Pool verbunden werden kann.

	Öffnen des zentralen Ressourcen-Pools
	Um die zentrale Ressourcen-Datei in eine beliebige Project-Datei einbinden zu können, muss die Ressourcen-Datei geöffnet werden. Liegt die Pool-Datei dann geöffnet vor, erscheint sie zur Auswahl in der Liste.
	Öffnen der Projekt-Datei
	Öffnen Sie anschließend die Project-Datei, in welcher die Ressourcen aus dem Ressourcen-Pool genutzt werden sollen. Diese Datei wird im Folgenden als mitbenutzende Project-Datei bezeichnet.
	Verbindung der Datei mit dem Ressourcen-Pool

Microsoft.Project - Ressourcenpool: Anbindung an den Ressourcenpool [ViProMan, 11.2015]

Standardmäßig überschreibt der Ressourcen-Pool vorliegende Informationen zu Ressourcen in den mitbenutzenden Dateien, wenn diese Informationen mit Informationen im Ressourcen-Pool in Konflikt stehen. Wenn beispielsweise der Name einer Personal-Ressource im Ressourcen-Pool Nachname02 lautet und dieser in der mitbenutzenden Datei in Nachname02-01 geändert wurde, wird der Name beim erneuten Öffnen der mitbenutzenden Datei zurück in Nachname02 geändert. Dies verhindert, dass der Ressourcen-Pool durch unbeabsichtigte Änderungen beschädigt wird.

Microsoft.Project - Ressourcenpool: Speicherung des Ressourcenpools [ViProMan, 11.2015]

	Verbindung weiterer Projekt-Dateien
	Wiederholen Sie bei Bedarf diesen Vorgang für weitere mitbenutzende Project-Dateien. Nachdem sich die erste mitbenutzende Project-Datei mit dem Ressourcen-Pool verbunden hat, werden alle anschließenden Zugriffe auf diesen Pool initial mit dem folgenden Hinweis versehen:

Microsoft.Project - Ressourcenpool: Zugriff auf den Ressourcenpool [ViProMan, 11.2015]

Die Verbindung zwischen der Project-Datei und der Ressourcen-Pooldatei wird in den beiden Dateien mit Pfad- und Dateinamen gespeichert. Eingesehen werden kann diese Verbindung in dem Register Ressourcen über den Menüpunkt Ressourcenpool ... Gemeinsame Ressourcennutzung … Aus Sicht der Ressouren-Pooldatei ergibt sich -nach Verknüpfung mit insgesamt fünf verschiedenen Projekt-Dateien- das folgende Erscheinungsbild:

Microsoft.Project - Ressourcenpool: Angebundene Projekt-Dateien [ViProMan, 11.2015]

5. Arbeiten mit verbundenen Projekt-Dateien

Im folgenden Kapitel werden die die drei wichtigsten Aspekte vorgestellt, welche aus einer Anbindung einer Ressourcen-Pooldatei an eine Project-Datei resultieren.

	Öffnen der angebunden Projekt-Datei
	Beim Öffnen der angeschlossenen Project-Datei erscheint eine Anfrage, ob der Ressourcen-Pool ebenfalls geöffnet werden soll.

Microsoft.Project - Ressourcenpool: Öffnung des Ressourcenpools [ViProMan, 11.2015]

Ist der Ressourcen-Pool geöffnet, kann die Project-Datei, die an diesen Pool angeschlossen ist, über alle Ressourcen in diesem Pool verfügen, solange der Pool geöffnet bleibt.

Microsoft.Project - Ressourcenpool: Nutzung von Ressourcen des Pools in der Projekt-Datei [ViProMan, 11.2015]

Sobald die Ressourcen-Pooldatei geschlossen wird oder nicht zur Verfügung steht, werden nur noch diejenigen Ressourcen in der angezeigten Ressourcentabelle angeboten, die zuvor der Project-Datei bereits zuvor zugeordnet wurden.

6. Arbeiten mit dem zentralen Ressourcen-Pool

Das Stakeholder-Register muss regelmäßig aktualisiert und um neue Stakeholder erweitert werden. Damit die Aktualisierung der Ressourcen-Pooldatei durchgeführt werden kann, müssen sämtliche Nutzer diesen Pool mit Schreibschutz öffnen. Die Anwendung "Microsoft.Project" schließt beim Speichern der Projekt-Datei an jeweils einer Arbeitsstation den Pool kurzzeitig, um ihn anschließend erneut mit einem Vollzugriff zu öffnen und zu aktualisieren. Anschließend wird die Ressourcen-Pooldatei von der Anwendung "Microsoft.Project" gespeichert, wieder geschlossen und dann erneut schreibgeschützt geöffnet. Das gezielte Öffnen der Ressourcen-Pooldatei ohne Schreibschutz erfolgt somit lediglich zum Erfassen neuer Mitarbeiter oder übergreifender Auswertungen von Projekt-Dateien.

Wichtig ist an dieser Stelle festzuhalten, dass für den Zeitraum, in dem ein dafür authorisierter Bereich weiterer Stakeholder einpflegt oder die Angaben zu bereits vorhandenen Stakeholder aktualisiert, kein anderer Nutzer Informationen aus seiner Projekt-Datei in den Ressourcen-Pool übertragen kann.

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7. Regeln für die Nutzung

Für die Nutzung einer zentralen Ressourcen-Pooldatei sind die folgenden Regeln zu beachten:

	Die Ressourcen-Pooldatei ist im Netzwerk zentralisiert auf einem Server abzulegen und über eine Freigabe zur Nutzung bereitzustellen. Idealerweise werden auch die Project-Dateien zentralisiert auf einem Server abgelegt und über eine Freigabe zur Nutzung bereitgestellt.
	Für die Ressourcen-Pooldatei ist eine Datensicherung durchzuführen.
	Bei Nutzung von Master- und Unterprojekten ist zuerst die Anbindung der Master-Datei an den Ressourcen-Pool durchzuführen. Anschließend sind die Unterprojekte in die Master-Projektdatei einzufügen.
	Der Speicherort der Ressourcen-Pooldatei und der Projekt-Dateien wird nicht geändert.
	Die Ressourcen-Pooldatei wird kontinuierlich nur von dem dazu authorisierten Benutzerkreis gepflegt.
	Erforderliche Informationen zu Ressourcen werden nur in der Ressourcen-Pooldatei vorgehalten und angeboten. Die Informationen zu Ressourcen werden so aktuell wie möglich gehalten.
	Während der Aktualisierung des Ressourcen-Pools, für die ein fest definiertes Zeitfenster vereinbart wird, werden alle angebundenen Project-Dateien geschlossen.
	Der Ressourcen-Pool wird während einer Nutzung durch Project-Dateien nur schreibgeschützt geöffnet.
	Der Befehl "Speichern unter ..." ist für die angeschlossenen Project-Dateien nicht zulässig. Die Erstellung einer Kopie einer Project-Datei führt zu einer Doppelbelegung von Ressourcen.

Bei diesem Beitrag handelt es sich um eine Zusammenfassung des Orginalbeitrags. Den vollständigen Beitrag mit detaillierten Inhalten, verfügbaren Downloads und weiteren, teilweise auch mehrsprachigen Informationen erhalten Sie hier:
	Orginalbeitrag Stakeholder-Management Anwendung "Microsoft.Project" Ressourcenpool Vitales Projekt-Management [ViProMan] (Desktop Version)
	Download der Abbildungen des (Orginal-)Beitrags Vitales Projekt-Management [ViProMan] (Download)
	Weiter zum nächsten Beitrag Risiko-Management Risiko-Profilanalyse der Stakeholder (5th) Vitales Projekt-Management [ViProMan] (Mobile Version)

Literatur
[1]	Strasser, J. & Georgantzis, S. (2001); Ressourcen-Management mit Microsoft Project - Teil 2: So setzen Sie den Ressourcen-Pool effizient ein; Projekt Magazin, Ausgabe 17-2001
[2]	Microsoft (2015); Freigeben von Ressourcen mithilfe eines Ressourcenpools

Vitales Projekt-Management [ViProMan]

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