Terminplan: Projekt-Kalender entwickeln (-MW-TM-) - Vitales Projekt-Management [ViProMan]

Für das Management von Projekten ist der Projekt-Kalender die zwingend erforderliche als auch unverzichtbare Grundlage sämtlicher Terminberechnungen. In diesem Sinn visualisiert und dokumentiert er die Zeiträume, in denen die Erledigung der ermittelten Projekt-Arbeit aus Sicht einer Trägerorganisation möglich sowie zugelassen ist. Diese Zulassung unterscheidet sich zwischen verschiedenen Trägerorganisationen und ist deshalb für jede einzelne Trägerorganisation zu Beginn eines Projekts individuell zu ermitteln.

Durch die möglichst exakte Definition des Projekt-Kalenders können eine Vielzahl kalendarischer Einflussfaktoren auf das Projekt umfassend dokumentiert und auch über das gesamte Projekt hinweg berücksichtigt werden, was eine frühzeitige Erkennung unrealistischer Terminziele ermöglicht als auch -in dem Zusammenwirken mit einem mitarbeiterspezifischen Ressourcen-Kalender- Fehleinsatzplanungen von sämtlichen berücksichtigten Stakeholdern auf ein Minimum reduziert.

Der Projekt-Kalender zeigt sämtliche Tage an, welche für die geplanten Vorgänge zur Erledigung der mit ihnen verbundenen Arbeiten zur Verfügung stehen. Bei ihm handelt es sich also um das kalendarische Referenzobjekt, mit dem -unabhängig von den letztendlich eingesetzten Personal-Ressourcen- die grundlegenden Rahmenbedingungen für eine Durchführung sämtlicher Vorgänge in einem Projekt bestimmt werden.

Auf Basis dieses Projekt-Kalenders kann die Projekt-Dauer in diejenigen beiden Perioden aufgeteilt werden, in denen nun entweder Aktivitäten zum Projekt durchgeführt können oder in denen aufgrund von gesetzlichen Feiertagen oder arbeitsfreier Zeiten wie beispielsweise am Wochenende die Projekt-Arbeit ruht. Aus diesem und den zuvor genannten Gründen orientiert sich der Projekt-Kalender mit seinen Festlegungen sowie auch Inhalten primär an der vorliegenden organisatorischen Struktur und der geographischen Lage der Trägerorganisation.

Damit dient der Projekt-Kalender für alle Vorgänge in einem Projekt zuerst als alleinige Referenz für die Terminberechnung, solange einem Vorgang noch keine Personal- oder Material-Ressouren zugeordnet wurden. Erst nachdem eine Personal- oder Material-Ressource einem Vorgang zugewiesen wurde, kombiniert sich der ressourcenspezifischen Kalender mit dem Projekt-Kalender und bildet bezüglicher geplanter arbeitsfreier Zeiten den Zeitraum für die Erledigung ermittelter Arbeiten ab.

Aufgrund einer Vielzahl einerseits unterschiedlicher als auch organisationsspezifischer Tarifverträge als auch Modelle zur Arbeitszeit gibt es für den Projekt-Kalender im Prinzip keinen allgemeingültigen Standard. Vielmehr muss er für ein Projekt immer wieder neu erstellt und an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden. Allerdings besteht mit einem Blick auf die Steigerung des "Prozessvermögens der Organisation" nunmehr prinzipiell die Möglichkeit, die Vorgaben zur Erstellung eines Projekt-Kalenders für eine Trägerorganisation festzulegen.

Mit Hilfe des resultierenden Standards können dann Vorlagen erstellt und den Projekt-Teams zur Nutzung in ihren Projekten zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich ist an dieser Stelle hervorzuheben, dass der Projekt-Kalender gleichzeitig auch als Basis für die mitarbeiterspezifischen Ressourcen-Kalender der Projekt-Beteiligten in der Trägerorganisation eingesetzt werden kann.

Aus den genannten Gründen muss ein funktionsfähiger sowie zuverlässiger Projekt-Kalender die folgenden Anforderungen erfüllen:

	Abbildung gesetzlicher Feiertage
	Optionale Abbildung nichtgesetzlicher Feiertage (Stille und Brauchtumstage)
	Abbildung organisatorisch bedingter arbeitsfreier Zeiten
	Abbildung von Arbeitszeitmodellen
	Definition einer Arbeitswoche mit Arbeitstagen als auch Arbeitszeiten
	Berücksichtigung zeitlich aufeinanderfolgender tariflicher Vereinbarungen
	Abbildung projektspezifisch bedingter arbeitsfreier Zeiten

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Literatur
[1]	A Guide to the project management body of knowledge (2013); Project Management Institute (PMI), 5th Edition; ISBN 978-1-1935589679
[2]	A Guide to the project management body of knowledge, German Edition (2013); Project Management Institute (PMI), 5th Edition; ISBN 978-1-628250039
[3]	Guia de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (2013); Project Management Institute (PMI), 5th Edition; ISBN 978-162825-009-1
[4]	Holert, R. (2006); Kalender in Microsoft Project effektiv nutzen; Projekt Magazin, Ausgabe 15/2006
[5]	Holert, R. (2014); Mitarbeiter effektiv planen mit Kalendern in Microsoft Project; Projekt Magazin, Ausgabe 19/2014

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