Stakeholder-Register: Management des Registers (-MW-SH-) - Vitales Projekt-Management [ViProMan]
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Management des
Stakeholder-Registers (5th)
1. Einführung
Das Stakeholder-Register -als ein Ausgangswert des Projekt-Managementprozesses Stakeholder identifizieren- ist eines der wesentlichsten Projekt-Dokumente, von dem eine Vielzahl an Projekt-Aktivitäten ausgehen als auch abgeleitet werden können. Andererseits ist die Anzahl an Informationsquellen, die Einträge für das Stakeholder-Register bereitstellen können, sehr hoch und maximal gleich der Anzahl an identifizierten Projekt-Beteiligten.
Das primäre Ziel des Managements von Stakeholdern besteht darin, die Bedürfnisse und Interessen der Projekt-Beteiligten zu erfassen und bei der Projekt-Planung, Projekt-Ausführung und Projekt-Steuerung (den vorgegebenen Rahmenbedingungen entsprechend) umfassend und vollständig zu berücksichtigen.
Das zweite wichtige Ziel dieses Managements stellen eine Berücksichtigung von individuellen Bedürfnissen der Projekt-Beteiligten sowie eine persönliche als auch auf das jeweilige Individuum zugeschnittene Umgehensweise mit ihnen dar.
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Und schließlich besteht das dritte herausragende Ziel in der Bereitstellung einer Grundlage für eine leistungsfähige sowie belastbare Kommunikationsstruktur, da gerade in komplexen und interdisziplinären Projekten die Beteiligten immer wieder vor hohe Herausforderungen im Bereich der Kommunikation gestellt werden.
Deshalb stellt das Management des Stakeholder-Registers, dessen wesentlichsten Inhalte in dem Beitrag Quantitative Stakeholderanalyse beschrieben wurden, eine Kernaufgabe in einem Projekt dar, mit dem bei optimaler Aufgabenerfüllung bezüglich der Projekt-Beteiligten eine Vielzahl positiver Effekte erreicht werden können. Beispielhaft seien an dieser Stelle die folgenden Effekte angeführt:
 | Erhöhung der Transparenz für Projekt-Beteiligte | ||
| Optimierung der erforderlichen Mechanismen zur Projekt-Kommunikation | ||
| Sicherstellung der Rückvollziehbarkeit von Anforderungen und Änderungen | ||
| Erhöhung der Planungsqualität | ||
| Erweiterung der Möglichkeiten und Vorgehensweisen zur Koordination begrenzter Ressourcen | ||
| Erhöhung der Effektivität von Projekt-Aktivitäten | ||
Außerdem erleichtert ein professionell bereitgestelltes sowie kontinuierlich gepflegtes Stakeholder-Register sowohl eine systematische als auch strukturierte Betreuung der Projekt-Beteiligten und erleichtert es ungemein, sämtliche Beteiligten auf einem annähernd gleichen Wissenstand halten zu können.
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2. Bereitstellung des Stakeholder-Registers
Die Inhalte und Attribute, welche ein Stakeholder-Register zur Erfüllung der vorgestellten Anforderungen aufweisen sollte, wurden bereits zuvor im Beitrag Stakeholdermanagement: Quantitative Stakeholderanalyse ausführlich dargestellt. Für eine Maximierung des Prozessvermögens der Organisation als auch zu erwartender Synergieeffekte wird für den quantitativen Anteil der Stakeholder-Analyse zum Stakeholder-Register die im Folgenden dargestellte Vorgehensweise empfohlen.
| Die quantitativen Anteile des Stakeholder-Registers zu einem Projekt werden an einer zentralen Stelle innerhalb der Trägerorganisation gesammelt und bereitgestellt. | ||
| Die zentrale Stelle zum Stakeholder-Register ist innerhalb der Trägerorganisation sowohl projektübergreifend als auch projektübergeordnet angesiedelt. | ||
| Die zentrale Stelle zum Stakeholder-Register ist innerhalb der Trägerorganisation auch organisationsübergreifend angesiedelt, um auch sämtliche Aspekte einer Matrix-Organisation berücksichtigen zu können. | ||
| Der zentralisierte Informationsbestand steht mit seinen quantitativen Anteilen des Stakeholder-Registers den einzelnen Projekt-Teams für die Nutzung zur Verfügung und stellt den verschiedenen Projekten selektiv ihren dokumentierten Anteil der Stakeholder-Informationen für die Projekt-Arbeit zur Verfügung. | ||
| Die quantitativen Anteile des Stakeholder-Registers der einzelnen Projekte werden an einer zentralen Stelle in einem gemeinsamen projektübergreifenden Bestand verwaltet. Die folgende Abbildung zeigt dazu beispielhaft die Benutzeroberfläche für das zentrale Management von Stakeholdern bei Anwendung der "Microsoft Office"-Anwendung "OutLook". | ||
![Methode "Stakeholder-Analyse": Beispielhaftes Erscheinungsbild einer Vorlage zur Dokumentation eines Stakeholders im Stakeholder-Register unter Microsoft.OutLook [ViProMan, 10.2015]](images/stakeholderregister-outlook-pma-01-01.gif "Methode \"Stakeholder-Analyse\": Beispielhaftes Erscheinungsbild einer Vorlage zur Dokumentation eines Stakeholders im Stakeholder-Register unter Microsoft.OutLook [ViProMan, 10.2015]")
| Die umfassenden Aktivitäten zur Erstellung, Anpassung und Aktualisierung sowie der Pflege des zentralisierten Informationsbestands werden unter Berücksichtigung einer sowohl pragmatischen als auch zuverlässigen Vertretungsregelung in den Verantwortlichkeiten einer begrenzten Anzahl an Rollen angesiedelt. | ||
| Diese Linien- resp. Projekt-Rollen führen im Rahmen des Managements des Risiko-Registers unterschiedlichste Aktivitäten aus. | ||
| Die folgende Abbildung zeigt dazu in einer schematischen Darstellung die zentrale Anordnung des Stakeholder-Registers und die den Vorgaben entsprechend geregelte Eingabe, Pflege und Verwaltung der enthaltenen Informationen. | |||
![Methode "Stakeholder-Analyse": Darstellung der zentralen Anordnung des Stakeholder-Registers sowie der geregelten Eingabe, Pflege und Verwaltung enthaltener Informationen [ViProMan, 02.2016]](images/stakeholderregister-management-pmm-03-01.gif "Methode \"Stakeholder-Analyse\": Darstellung der zentralen Anordnung des Stakeholder-Registers sowie der geregelten Eingabe, Pflege und Verwaltung enthaltener Informationen [ViProMan, 02.2016]")
| Die Bereitstellung und Auflieferung von quantitativen Stakeholder-Informationen zur Einpflege in den zentralen Informationsbestand wird auf eine definierte Anzahl von Projekt-Rollen begrenzt. Eine mögliche Ausprägungen dieser Anforderung wäre beispielsweise eine Begrenzung der Befugnis zur Beantragung einer Einpflege auf Rollen mit Führungsaufgaben. | ||
| Erweitert werden können diese Berechtigung um eine definierte Anzahl an weiteren Linien- und Projekt-Rollen. | ||
| Der Vorgang zur Einpflege quantitativer Informationen zu Stakeholdern ist zu beantragen, muss aber durch den Beantragenden nicht begründet werden. | ||
| Sämtliche andere Projekt-Beteiligten weisen dagegen lediglich einen nutzenden und abfragenden Charakter bezüglich des Stakeholder-Registers auf. Neue oder geänderte Inhalte zum Stakeholder-Register sind für diesen teilnehmenden Kreis immer über die berechtigten Rollen zu beantragen. | ||
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Die folgende Abbildung zeigt dazu in einer schematischen Darstellung die zentrale Anordnung des Stakeholder-Registers, die den Vorgaben entsprechend geregelte Eingabe, Pflege und Verwaltung sowie die Nutzung der in dem Register enthaltenen Informationen durch die Projekt-Beteiligten.
![Methode "Stakeholder-Analyse": Darstellung der zentralen Anordnung des Stakeholder-Registers, der den Vorgaben entsprechend geregelten Eingabe, Pflege und Verwaltung sowie der Nutzung der in dem Register enthaltenen Informationen durch die einzelnen Projekt-Beteiligten [ViProMan, 02.2016]](images/stakeholderregister-management-pmm-04-01.gif "Methode \"Stakeholder-Analyse\": Darstellung der zentralen Anordnung des Stakeholder-Registers, der den Vorgaben entsprechend geregelten Eingabe, Pflege und Verwaltung sowie der Nutzung der in dem Register enthaltenen Informationen durch die einzelnen Projekt-Beteiligten [ViProMan, 02.2016]")
3. Vorteile der Vorgehensweise
Die beschriebene Vorgehensweise weist mit ihrer zentralen und projektübergreifenden Anordnung quantitativer Anteile des Stakeholder-Registers die folgenden Vorteile auf:
| Weitreichende und fundamentale Standardisierung des Stakeholder-Registers | ||
| Erhöhung des Prozessvermögens der Organisation bezüglich des Stakeholder-Registers | ||
| Organisationsweite Regelung der Informations- als auch Kommunikationskanäle zum Stakeholder-Register | ||
| Sehr ausgegrägte Synergieeffekte beim Management von Stakeholdern | ||
| Projektübergreifende Sicht auf alle verknüpften Personal-Ressourcen | ||
| Möglichkeiten zur Steuerung von Personal-Ressourcen über viele parallel laufende Projekte | ||
| Umfassende Möglichkeiten zur Optimierung des Einsatzes von Personal-Ressourcen | ||
| Projektübergreifende Auswertung von Informationen zu Personal-Ressourcen | ||
| Weitreichende Möglichkeiten zur Normierung als auch der Standardisierung des Berichtswesens zum Stakeholder-Register | ||
| Organisationsweite Steuerung des Kommunikations- und Berichtswesens zum Stakeholder-Register | ||
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| Bei diesem Beitrag handelt es sich um eine Zusammenfassung des Orginalbeitrags. Den vollständigen Beitrag mit detaillierten Inhalten, verfügbaren Downloads und weiteren, teilweise auch mehrsprachigen Informationen erhalten Sie hier: | |||
 | Orginalbeitrag Stakeholder-Management Management des Stakeholder-Registers (5th) Vitales Projekt-Management [ViProMan] (Desktop Version) | ||
 | Download der Abbildungen des (Orginal-)Beitrags Vitales Projekt-Management [ViProMan] | ||
 | Weiter zum nächsten Beitrag Stakeholder-Management Stakeholder-Register: Anwendung "Microsoft.OutLook" Vitales Projekt-Management [ViProMan] | ||
| Literatur | |||
| [1] | A Guide to the project management body of knowledge (2013); Project Management Institute (PMI), 5th Edition; ISBN 978-1-1935589679 | ||
| [2] | A Guide to the project management body of knowledge, German Edition (2013); Project Management Institute (PMI), 5th Edition; ISBN 978-1-628250039 | ||
| [3] | Guia de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (2013); Project Management Institute (PMI), 5th Edition; ISBN 978-162825-009-1 | ||
| [4] | Seinecke, C. (2009); Stakeholderanalyse in sieben Schritten; Projekt Magazin, Ausgabe 20-2009 | ||
| [5] | Wolf, A. (2012); Kommunikation mit Stakeholdern - Teil 1: Projektbetroffene kennenlernen und verstehen; Projekt Magazin, Ausgabe 14-2012 | ||
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