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Inhalts- und Umfangs-Management

Meilensteine definieren - Anwendung

1. Einführung

Im Beitrag Meilenstein-Liste: Meilensteine definieren wurden die Eigenschaften von Meilensteinen, ihre vollständige sowie auch umfassende Dokumentation und die Vorgehensweise zur Entwicklung einer Meilenstein-Liste vorgestellt. Hier an dieser Stelle sollen nunmehr die einzelnen Effekte und Auswirkungen der unterschiedlichen Entwicklungsstufen einer Meilenstein-Liste an einem realitätsnahen Anwendungsbeispiel dargestellt werden.

Allerdings beschränkt sich dieses Anwendungsbeispiel zum einen auf eine Entwicklungsstufe der Meilenstein-Liste, welche als Ausgangspunkt für die Erstellung des Projekt-Strukturplans zwingend erforderlich ist. Weiterhin betrachtet dieses Beispiel lediglich fachliche Meilensteine. Meilensteine, die dagegen aus dem eigentlichen Projekt-Management resultieren, werden gesondert vorgestellt und sind Teil eines zukünftigen Beitrags.

Zur Verdeutlichung der Vorgehensweise wurde ein Ausschnitt aus einem Projekt gewählt und im Detaillierungsgrad soweit verdichtet, dass die gewählte sachlogische Vorgehensweise nachvollziehbar bleibt, aber die Effekte und Auswirkungen der einzelnen Entwicklungsstufen einfach, durchgängig als auch deutlich hervorgehoben werden können.

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In diesem Beitrag werden zuerst die Kenndaten des Projekt-Ausschnitts vorgestellt. Anschließend erfolgt schrittweise die Entwicklung der Meilenstein-Liste bis zu dem beschriebenen Zustand. Obwohl gesondert auf eine fachliche Konsistenz der Inhalte geachtet wurde, erhebt das Anwendungsbeispiel auf Grund der Verdichtung und Vereinfachung keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

2. Kenndaten des Projekt-Ausschnitts

Der an dieser Stelle beispielhaft gewählte Projekt-Ausschnitt weist die folgenden Kenndaten auf:

	In einer Trägerorganisation ist ein bereits vorhandener Geschäftsprozess zu optimieren.
	Zur Darstellung des aktuell vorliegenden Status ist eine Geschäftsprozess-Analyse durchzuführen.
	Die Anforderungen zum optimierten Geschäftsprozess werden im Rahmen eines Fach-Konzepts ermittelt.
	Das derzeit vorhandene IT-System wird durch ein neues IT-System abgelöst.
	Das neue IT-System ist in einem neuen Rechenzentrum bereitzustellen.
	Die Bereitstellung des neuen Rechenzentrums ist für den 29.01.2016 geplant.
	Der vorhandene Datenbestand ist in das neue IT-System zu überführen.
	Vor der Einführung des neuen Geschäftsprozesses sind die Mitarbeiter umfassend zu schulen.
	Das Verfahren ist vollständig auf die drei Standorte A, B und C zu erstrecken.
	Die Erstreckung des Verfahrens ist in einer festgelegten Reihenfolge seriell durchzuführen.
	Der Beginn der Erstreckung des Verfahrens ist für den 01.07.2016 geplant.
	Der Beginn des Projekts ist für den 01.06.2015 geplant.
	Das Ende des Projekts ist für den 30.09.2016 geplant.

3. Ausgangslage

Wie bereits dargestellt, werden in diesem Beispiel weder die für das Projekt-Management erforderlichen Liefergegenstände noch die daraus resultierenden Meilensteine betrachtet. Doch sind in einem Projekt an dieser Stelle je nach Vorgehensweise mindestens die zwei Meilensteine Projekt-Start und Projekt-Ende anzuführen, die für sich anschließende Planungs- und Steuerungsaktivitäten den erforderlichen Rahmen bieten.

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In machen Fällen ist es sinnvoll, bereits die Zustimmung zu der Projekt-Idee durch ein Entscheidungsgremium oder auch die formale Stellung des Projekt-Antrags im Form einer Projekt-Initialisierung vor dem eigentlichen Projekt-Start dediziert als einen Meilenstein zu nutzen. Auf diesem Weg ist es möglich, sämtliche durchgeführten Aktivitäten bis zum Projekt-Auftrag rück- und nachvollziehbar zu gestalten.

Unter Berücksichtigung der genannten Einschränkungen ergibt sich für die Meilenstein-Liste in der ersten Entwicklungsstufe des Anwendungsbeispiels das folgende Erscheinungsbild:

Entwicklungsstufe 1 zur Meilenstein-Liste (aus Gründen der Übersichtlichkeit wurde an dieser Stelle auf die Darstellung der fünf weiteren Attribute "ID", "Spezifikation", "Kosten", "Priorität" und "Status" verzichtet) [ViProMan, 05.2015]

4. Meilensteine für den Kunden, den Auftraggeber und den Lenkungsausschuss

In nächsten Schritt werden in einer sachlogischen Reihenfolge diejenigen Meilensteine dokumentiert, die als Zielgruppe den Kunden, den Auftraggeber als auch den Lenkungsausschuss aufweisen. Als Quelle für diese Meilensteine dienen primär die Projekt-Idee und der Projekt-Vertrag mit seinen Anlagen. Im wesentlichen handelt es sich dabei um die Sach-Ziele sowie Anforderungen zum Qualitäts- und Kosten-Management.

Hierbei hat es sich oftmals bewährt, die Meilensteine in einer Form zu formulieren, dass diese als Liefergegenstand sowohl in der Planung und der Steuerung eingesetzt werden können. Allerdings ist dabei zwingend der Wiedererkennungswert der ursprünglichen Formulierung zu berücksichtigen. Auf dieser Basis kann eine erste sachlogische Übersicht über die unter besonderer Beobachtung stehenden oder mit Außenwirkung versehenen Ergebnisse des Projekts erhalten werden. Soweit in den einzelnen Quell-Dokumenten weitere Informationen zu den einzelnen Meilensteinen vorliegen, können diese bereits in einer frühen Planungs-Phase spezifiziert werden.

Unter Berücksichtigung der genannten Einschränkungen ergibt sich für die Meilenstein-Liste in der zweiten Entwicklungsstufe das folgende Erscheinungsbild:

Entwicklungsstufe 2 zur Meilenstein-Liste (aus Gründen der Übersichtlichkeit wurde an dieser Stelle auf die Darstellung der fünf weiteren Attribute "ID", "Spezifikation", "Kosten", "Priorität" und "Status" verzichtet) [ViProMan, 05.2015]

5. Meilensteine für das Management

Anschließend werden diejenigen Meilensteine dokumentiert, die als Zielgruppe das Management aufweisen. Als Quelle für diese Meilensteine dienen ebenfalls die Projekt-Idee oder der Projekt-Vertrag mit seinen Anlagen aber auch weitere formale Dokumente der Linienorganisation oder schriftlich formulierte Vereinbarungen. Im wesentlichen handelt es sich dabei um verschiedenste Zeitpunkte zum Risiko-, Personal- und Kosten-Controlling und Vorgaben zum Beschaffungs- und Qualitäts-Management. Bei dem Einfügen dieser Meilensteine in die bereits vorhandene Liste ist ebenfalls auf eine sachlogische Reihenfolge zu achten. Allerdings ist die Sachlogik auch in Bezug auf die bereits vorhandenen Meilensteine zu beachten und die bestehende Reihenfolge beizubehalten.

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Unter Berücksichtigung der genannten Einschränkungen ergibt sich für die Meilenstein-Liste in der dritten Entwicklungsstufe das folgende Erscheinungsbild:

Entwicklungsstufe 3 zur Meilenstein-Liste (aus Gründen der Übersichtlichkeit wurde an dieser Stelle auf die Darstellung der fünf weiteren Attribute "ID", "Spezifikation", "Kosten", "Priorität" und "Status" verzichtet) [ViProMan, 05.2015]

6. Meilensteine für Projekt-Teammitglieder

Im vierten Entwicklungsschritt der Meilenstein-Liste werden nun die bislang bekannten Liefergegenstände eingetragen, welche in der Beschreibung des Projektinhalts und -umfangs in Form der Liste der Liefergegenstände dokumentiert vorliegen. Jeder dieser Liefergegenstände stellt dazu ein eindeutiges und überprüfbares Produkt, Ergebnis oder Dienstleistung dar, dass erstellt oder erbracht werden muss, um das Projekt vollständig oder teilweise abschließen zu können.

Die verschiedenen Liefergegenstände sind in der Beschreibung des Projektinhalts und -umfangs zuvor bereits vollständig und umfassend spezifiziert worden. Deshalb ist an dieser Stelle nur eine relativ eingegrenzte Dokumentation erforderlich, welche zum hohen Anteil auf Verweise auf vorliegende Dokumente basiert. Unter Berücksichtigung der zu Beginn vorgestellten Einschränkungen ergibt sich für die Meilenstein-Liste in dieser vierten Entwicklungsstufe das folgende Erscheinungsbild:

Entwicklungsstufe 4 zur Meilenstein-Liste (aus Gründen der Übersichtlichkeit wurde an dieser Stelle auf die Darstellung der fünf weiteren Attribute "ID", "Spezifikation", "Kosten", "Priorität" und "Status" verzichtet) [ViProMan, 05.2015]

7. Weitere Entwicklungsstufen der Meilenstein-Liste

Die Entwicklungsstufen 1 bis 4 stellen die ersten Phasen bei der Erstellung der Meilenstein-Liste dar. Im Rahmen weiterer Aktivitäten zur Planung erfährt diese initale Meilenstein-Liste zusätzliche Ergänzungen, von denen die beiden wichtigsten Teilaspekte an dieser Stelle vorgestellt werden.

Inhalts- und Umfangs-Management: Durch die verschiedenen Aktivitätsbereiche zur Erstellung eines Projekt-Strukturplans (PSP) erfolgt eine weitestgehend vollständige Erfassung der zu berücksichtigen Arbeiten. Ausgehend von einer obersten Ebene kann mit jeder weiteren untergeordneten Strukturebene der abgebildete Detaillierungsgrad bezüglich zu erledigender Arbeiten deutlich erhöht werden. Dabei wird nun mit Hilfe der Methode Zerlegung der ermittelte Projektinhalt und -umfang sowie die erwarteten Liefergegenstände in kleinere, leichter zu verwaltende Teilkomponenten aufgeteilt und untergliedert. Der Grad der Zerlegung wird dabei durch den gewünschten Grad der Kontrolle als auch Steuerung bestimmt. Im Rahmen der Zerlegung werden die folgenden Aktivitäten durchgeführt:

	Einrichtung von Projekt-Phasen
	Einrichtung von Teil-Projekten
	Einrichtung von Teilprojekt-Phasen

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Termin-Management: Im Rahmen der Planungsaktivitäten zur Erstellung einer Vorgangs-Liste erfolgt eine Zerlegung der im Projekt-Strukturplan beschriebenen Arbeitspakete in kleinere Elemente, die als Terminplan-Vorgänge bezeichnet werden. In der Form, in der die Summe über alle Arbeitspakete die in dem Projekt zu erledigende Arbeit wiedergibt, gibt natürlich auch die Summe über sämtliche Vorgänge eines Arbeitspakets die zur Erledigung der Arbeitspakete erforderliche Arbeit wieder.

Einrichtung von Terminplan-Vorgängen

Bei diesem Beitrag handelt es sich um eine Zusammenfassung des Orginalbeitrags. Den vollständigen Beitrag mit detaillierten Inhalten, verfügbaren Downloads und weiteren, teilweise auch mehrsprachigen Informationen erhalten Sie hier:
	Orginalbeitrag Inhalts- und Umfangs-Management Meilenstein-Liste (Anwendung) Meilensteine definieren Vitales Projekt-Management [ViProMan] (Desktop Version)
	Download der Abbildungen des (Orginal-)Beitrags Vitales Projekt-Management [ViProMan] (Download)
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Literatur
[1]	A Guide to the project management body of knowledge (2013); Project Management Institute (PMI), 5th Edition; ISBN 978-1-1935589679
[2]	A Guide to the project management body of knowledge, German Edition (2013); Project Management Institute (PMI), 5th Edition; ISBN 978-1-628250039
[3]	Guia de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (2013); Project Management Institute (PMI), 5th Edition; ISBN 978-162825-009-1
[4]	Dr. Angermeier, G. (2011); Meilensteine - Orientierungspunkte im Projekt; Teil 1: Ein Meilenstein ist mehr als ein Termin; Projekt Magazin, Ausgabe 11-2011
[5]	Dr. Angermeier, G. (2011); Meilensteine - Orientierungspunkte im Projekt; Teil 2: Mit Meilensteinen planen und steuern; Projekt Magazin, Ausgabe 13-2011
[6]	Vogel, W. (2014); Produktorientierte Planung von IT-Projekten; Projekt Magazin, Ausgabe 14-2014

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