Inhalt & Umfang: Meilensteine definieren (-MW-IU-) - Vitales Projekt-Management [ViProMan]

Ein Meilenstein stellt nach DIN 69900:2009-01 ein "... Ereignis von einer besonderen Bedeutung" dar. Ein Ereignis ist nach DIN 69900:2009-01 wiederum definiert durch "… das Eintreten eines bestimmten Zustands“ definiert. Damit ist nun ein Meilenstein im Gegensatz zu einem Vorgang, der eine Dauer aufweist, nur durch genau einen Zeitpunkt beschrieben und weist nicht die beiden Attribute Anfang und Ende auf.

Im Rahmen des Projekt-Managements können Meilensteine dazu eingesetzt werden, um das Erreichen eines bestimmten Zustands zu einem bestimmten Zeitpunkt zu visualisieren. Der durch einen Meilenstein explizit hervorgehobene Zustand in Form eines Liefergegenstands oder Ereignisses kann durch die Gesamtheit aller Informationen dargestellt werden, die zur vollständigen Beschreibung der momentanen Eigenschaften erforderlich sind. Diese einzelnen zustandsbeschreibenden Informationen können dem Inhalts- und Umfangs-Basisplan sowie der darin enthaltenen Beschreibung des Projektinhalts und -umfangs entnommen werden.

Meilensteine können in einem Projekt an den verschiedensten Stellen als Fixpunkte eingesetzt werden. Die chronologisch ersten beiden wichtigen Bezugspunkte stellen die Projekt-Idee und der Projekt-Auftrag dar. Entscheidet sich das designierte, auf Basis der Projekt-Idee zusammengestellte Projekt-Team dazu, die verschiedenen Managementmethoden zum Projekt bereits bei der Entwicklung des Projekt-Auftrags einzusetzen, können die grundlegenden Festlegungen und übergeordneten Anforderungen der Idee als Meilensteine auf dem Weg zum Auftrag genutzt werden. Dabei kann es sich sowohl um Sach-Ziele handeln als auch um die erforderlichen Kontrollpunkte im Kosten- und Qualitäts-Controlling.

Der Projekt-Auftrag selber liefert eine Vielzahl von inhaltlichen Festlegungen, welche als Zielgruppe den Lenkungsausschuss, den Auftraggeber oder auch den Kunden aufweisen und somit als Meilensteine innerhalb des Projekts definiert als auch auf diesem Weg explizit hervorgehoben werden müssen. Deshalb ist das Wissen um die Eigenschaften als auch die Anwendung von Meilensteinen auch schon im Rahmen des Integrations-Managements im Projekt-Managementprozess "4.1 Projekt-Auftrag entwickeln" erforderlich. Im Beitrag Inhalt und Umfang: Meilensteine definieren - Anwendung werden dazu an einem praxisorientierten sowie realitätsnahen Beispiel die einzelnen Effekte als auch Auswirkungen der Entwicklungsstufen einer Meilenstein-Liste dargestellt.

Die zweite wichtige Kategorie möglicher Fixpunkte bilden die Abschlüsse von Teil-Projekten, den Projekt-Phasen oder auch den Arbeitspaketen, die das Erreichen von Teil-Ergebnissen signalisieren. Aus diesem Grund ist das umfängliche Wissen um die Eigenschaften als auch den Einsatz von Meilensteinen ebenfalls im Rahmen des Inhalts- und Umfangs-Managements in den beiden Projekt-Managementprozessen "5.3 Inhalt und Umfang definieren" und "5.4 Projekt-Strukturplan erstellen" erforderlich.

Aufgrund ihrer zentralen Stellung einerseits gegenüber den Liefergegenständen und andererseits gegenüber dem Projekt-Strukturplan (PSP) sollte bei der Herleitung und Entwicklung der Meilensteine und deren Anordnung in der Liste von Beginn an auf eine sachlogische und zu erwartende chronologische Reihenfolge geachtet werden. Dies erleichtert nicht nur das Lesen und Verstehen der Inhalte, sondern reduziert in den sich anschließenden Planungsschritten die dazu erforderlichen Aufwände.

Ergänzend erhält die Meilenstein-Liste weitere Meilensteine, welche im Rahmen des Projekt-Managementprozesses "6.2 Vorgänge festlegen" hinzugefügt werden. Diese Meilensteine generieren sich aus der Struktur der entwickelten Vorgangs-Liste und stellen oftmals Teil-Produkte oder Teil-Ergebnisse dar. Auf diesem Weg ist man somit in der Lage, schrittweise die einzelnen Etappen zu visualisieren, die erforderlich sind, um den final gewünschten Liefergegenstand zu erhalten.

Unter Anwendung von Meilensteinen ist man anschließend in der Lage, selektiv bestimmte Teilbereiche oder Schnittstellen des Inhalts- und Umfangs-Basisplans, des Termin-Basisplans als auch des Kosten-Basisplans zu fixieren. Damit dienen nun diese Meilensteine für alle beteiligten Stakeholder nicht nur als herausragende Orientierungspunkte bei der Planung und deren Steuerung, sondern dienen dann auch als Instrumente für eine effiziente Fortschrittsüberwachung.

Zusätzlich können festgelegte Meilensteine auch dediziert als Entscheidungspunkte innerhalb des Projekts genutzt werden, an denen die bislang erreichten Leistungen -beispielsweise in Form der bereits erledigten Arbeit- beurteilt und in Anschluss über eine Fortsetzung des Projekts entschieden werden kann. In diesem Zusammenhang sind die folgenden Grundregeln zu beachten:

.1   Bei der Planung eines Meilensteins ist zu beachten, dass vor dessen Eintritt sämtliche erforderlichen Arbeiten, die für das Erreichen des mit dem Meilenstein verbundenen Zustands erforderlich sind, abgeschlossen werden konnten als auch die entsprechenden Leistungen vollständig erbracht wurden.

.2   Eine adressatengerechte Bereitstellung von Meilensteinen erleichtert in einem hohen Ausmaß eine Kommunikation mit den Stakeholdern und unterstützt jeden der Beteiligten bei der Erledigung der ihm zugewiesenen Aufgaben.

	Meilensteine für den Lenkungsausschuss, Kunden und den Auftraggeber
	Meilensteine für das Management
	Meilensteine für Projekt-Teammitglieder

.3   Die verschiedenen Meilensteine sind zu priorisieren. Diese Priorisierung kann aus einer adressatengerechten Einrichtung von Meilensteinen abgeleitet werden. So sind beispielsweise die Meilensteine mit einer erkennbaren Außenwirkung deutlich höher zu priorisieren als diejenigen Meilensteine, die ein eher untergeordnetes Teilergebnis adressieren.

Das Erscheinungsbild einer Meilenstein-Liste wird an dieser Stelle an einem beispielhaften Ausschnitt aus dem Referenz-Projekt vorgestellt. Als Ergebnis des Prozesses "5.4 Projekt-Strukturplan erstellen" wurde unter Anwendung der Methode "Zerlegung" der Projekt-Strukturplan (PSP) erhalten, der eine Aussage über die in dem Projekt vorliegenden Projekt-Phasen, Teil-Projekte und Arbeitspakete enthält.

Diesem Ausschnitt aus dem Projekt-Strukturplan (PSP) können die folgenden, in einer sachlogischen (Bottum Up) Reihenfolge angeordneten Meilensteine für die verschiedenen Zielgruppen Auftraggeber, Kunde, Lenkungsausschuss und Management entnommen werden:

	Teil-Projekt Fachliche Inhalte, Abschluss: Arbeitspaket Fach-Konzept
	Teil-Projekt Fachliche Inhalte, Abschluss: Phase Vorbereitende Maßnahmen
	Teil-Projekt Fachliche Inhalte, Abschluss: Phase Realisierung
	Teil-Projekt Fachliche Inhalte, Abschluss: Phase Nachbereitende Maßnahmen
	Abschluss Teil-Projekt Fachliche Inhalte
	Abschluss Teil-Projekt IT-System & Infrastruktur
	Abschluss Teil-Projekt Web-Design
	Abschluss Projekt Web-Präsenz

Für den ersten der definierten Meilensteine zum Arbeitspaket ergibt sich die folgende Meilenstein-Spezifikation:

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Literatur
[1]	A Guide to the project management body of knowledge (2013); Project Management Institute (PMI), 5th Edition; ISBN 978-1-1935589679
[2]	A Guide to the project management body of knowledge, German Edition (2013); Project Management Institute (PMI), 5th Edition; ISBN 978-1-628250039
[3]	Guia de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (2013); Project Management Institute (PMI), 5th Edition; ISBN 978-162825-009-1
[4]	DIN 69900:2009-01; Projektmanagement - Netzplan-Technik; Beschreibungen und Begriffe
[5]	Dr. Angermeier, G. (2011); Meilensteine - Orientierungspunkte im Projekt; Teil 1: Ein Meilenstein ist mehr als ein Termin; Projekt Magazin, Ausgabe 11-2011
[6]	Dr. Angermeier, G. (2011); Meilensteine - Orientierungspunkte im Projekt; Teil 2: Mit Meilensteinen planen und steuern; Projekt Magazin, Ausgabe 13-2011

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