Rollen-Beschreibung (WebSite)

Grundsätze der

Rollen-Beschreibung

Im Rahmen des Projekt-Managements beschreibt eine Rolle ein Bündel verschiedenster Verhaltenserwartungen, welche von dem Umfeld an den Inhaber einer (sozialen) Position oder Funktionen gerichtet werden.

1. Position

Die Position beschreibt in einer formalen Form denjenigen Platz, den eine Person in einem ihm vorgegebenen Inertialsystem wie beispielsweise der Gesellschaft oder einer Organisationseinheit einnimmt. Die verschiedensten, in einer Organisationseinheit vorhandenen Positionen befinden sich generell in einer Relation zueinander und werden zur Orientierung sämtlicher Beteiligten in einem hierarchisch strukturierten System angeordnet. Eine formelle Position wird einer Person durch ihr Umfeld lediglich für einen begrenzten Zeitraum verliehen und entscheidet durch ihre Relation gegenüber den anderen Positionen über den Einfluss, den diese Person mit Hilfe der verliehenen Position innerhalb der Organisation ausüben kann.

Auf diesem Weg verleiht jede Position ihrem Positions-Träger ein gewisses Maß an Macht. Beispiele für Positionen sind "Chief Executive Officer" oder "Abteilungsleiter". Positionen können aber auch einen nur informellen Charakter besitzen, soweit sie nicht durch das organisatorische Umfeld verliehen wurden, sondern aus einer Wahrnehmung heraus über soziale Prozesse in Form der Selbstorganisation zugeordnet werden. Einzelne Beispiele für mögliche informelle Positionen sind "graue Eminenz" oder "Außenseiter".

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2. Funktion

Im Gegensatz dazu stellt eine Funktion die Grundlage einer zu verleihenden oder auch zuzuordnenden Position dar. Damit beschreibt eine Funktion die inhaltlichen Aufgaben sowie die Arbeit, welche durch den Funktions-Träger zu erledigen ist. Auf diesem Weg werden der Nutzen als auch der Beitrag dargestellt, den diese Funktion innerhalb einer festgelegten Struktur für die gesamte Organisation beiträgt. Über eine Funktion wird damit einerseits der Zweck eindeutig definiert, den eine Person als deren Funktions-Träger durch die Erledigung der jeweiligen Aufgaben auf einer Position besitzt.

Gleichzeitig wird dadurch die Relation der jeweiligen Position innerhalb des Positionsgeflechts der Organisation festgelegt. Wichtig ist dabei zu beachten, dass die Funktions-Träger trotz unterschiedlicher inhaltlicher Aufgabenstellungen die gleiche Position einnehmen können.

Beispielhaft seien hier an dieser Stelle die Funktionen eines "Referatsleiters Finanzen" und eines "Referatsleiters Personal" angeführt. Beide Funktions-Träger besitzen innerhalb einer Organisationseinheit die gleiche Position, obwohl sie inhaltlich unterschiedliche Aufgaben erledigen sowie verschiedenen Bereichen vorgesetzt sind.

3. Rollen-Beschreibung

Das "Insgesamt an Erwartungen" [1] an die einzelnen Positions- und Funktions-Träger wird im Rahmen einer normierten Rollen-Beschreibung spezifiziert, mit denen Rechte sowie Pflichten verbunden sind. Durch die Anpassung und Ausrichtung seines Verhaltens ist ein Rollen-Träger nun anschließend in der Lage, denjenigen Erwartungen zu entsprechen, die sein Umfeld ihm gegenüber besitzt. Die wesentliche Grundlage für den Erfolg des Rollen-Trägers ist die vollständige Beschreibung der von ihm bekleideten Rolle. Dazu sind in der Rollen-Beschreibung die folgenden Themen-Komplexe zu berücksichtigen.

3.1 Aufgaben

Die DIN-Norm "DIN V ENV 26385" [2] definiert den Begriff der Aufgabe als „... von einer aus dem Arbeitszweck abgeleiteten Aufforderung an die Person (Personen), eine Arbeit unter den gegebenen Bedingungen nach einem vorgegebenen Verfahren auszuführen und dabei ein bestimmtes Ergebnis anzustreben“. Basierend auf dieser Definition stellt eine Aufgabe somit eine Verpflichtung des Aufgaben-Trägers gegenüber dem Umfeld dar, eine vorgegebene Handlung(sabfolge) ergebnisorientiert durchzuführen. Die Erfüllung der Aufgabe bedingt somit ein zu erfüllendes Handlungsziel, also eine "... durch physische oder geistige Aktivitäten zu verwirklichende Soll-Leistung" [3].

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Dabei ist zu berücksichtigen, dass sich die Beschreibung einer Aufgabe sowohl auf eine Gesamtaufgabe als auch auf Teile einer Aufgabe beziehen kann. Die Aufgaben und die daraus resultierenden Zuständigkeiten wie Verantwortlichkeiten und Befugnisse einer Rolle können mit Hilfe von Organisations- und Geschäfts-Prozessen definiert werden.

3.2 Verantwortungen

Der Begriff Verantwortung bezeichnet eine "... Zuschreibung einer Pflicht zu einer handelnden Person oder einer Personen-Gruppe gegenüber einer anderen Person oder einer Personen-Gruppe aufgrund eines normativen Anspruchs, der durch eine Instanz eingefordert werden kann und vor dieser Instanz zu rechtfertigen ist". Basierend auf dieser Definition ergeben sich innerhalb der Rolle die einzelnen Verantwortlichkeiten sowohl aus ihrer Aufgabenbeschreibung als natürlich auch aus einer resultierenden Einordnung dieser Rolle in die Aufbau- resp. Projekt-Organisation. Deshalb ist die Verantwortlichkeit eines Rollen-Trägers erst durch eine ganzheitliche Betrachtung der Kombination aus der überwachenden Rolle, seiner ausübenden Rolle und dem zu erzielenden Handlungsergebnis vollständig definiert.

3.3 Kompetenzen

Um die Anforderungen zur Erfüllung und Leistung in Form von Aufgaben als auch Verantwortlichkeiten mit Hilfe der gewährten Befugnisse erfüllen zu können, sind bei den Rollen-Trägern Kompetenzen in der Form von Qualifikationen, Fähigkeiten und Fertigkeiten, Eigenschaften und/oder von Wissen erforderlich. Damit stellen die Kompetenzen eine wesentliche Voraussetzung für die Auswahl eines Rollen-Trägers dar, um gewährleisten zu können, dass die Rolle in der gewünschten Form ausgeübt und erfüllt werden kann.

3.4 Befugnisse

Eine Befugnis gewährt einem Rollen-Träger das Recht zu einer bestimmten Handlung. Damit ein Rollen-Träger die einzelnen Aufgaben durchzuführen, seine Handlungsziele erreichen und die verbundenen Verantwortlichkeiten auch wahrnehmen kann, muss die Rolle nach dem "Kongruenzprinzip der Organisation" mit den dafür erforderlichen Befugnissen ausgestattet sein. Es ist hierbei allerdings darauf zu achten, dass die Befugnisse einer Rolle alle jeweiligen Verantwortlichkeiten vollständig abdecken.

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Wichtige Befugnisse beschreiben beispielsweise das "Treffen von Entscheidungen", die "Verwendung von Ressourcen" sowie die "Erteilung von Genehmigungen". Auf Basis dieser gewährten Befugnisse ist der Rollen-Träger anschließend selbständig in der Lage, die erforderlichen Methoden für die Durchführung von Aktivitäten auszuwählen, die Qualitätsabnahme der erhaltenen Ergebnisse durchzuführen oder auch die Art der Reaktion auf erkannte Abweichungen abzuleiten.

3.5 Teilbarkeit

Einen wesentlichen Aspekt bei der Bewertung einer Rolle stellt deren Teilbarkeit dar. Mit diesem Kriterium kann nun angegeben werden, ob eine erforderliche Rolle nur von einer einzigen Person innerhalb der Aufbau- bzw. Projekt-Organisation wahrgenommen werden kann/darf oder ob sich mehrere Personen oder Gruppen diese Rolle teilen und die entsprechenden Aufgabenstellungen (anteilig) wahrnehmen können. So können in dem Rahmen der Projekt-Organisation beispielsweise die Rollen des "Vorsitzenden des Lenkungsausschuss" und des "Projekt-Leiters" nicht geteilt werden. Diese können maximal vertreten werden. Dagegen sind Rollen wie beispielsweise "Lenkungsausschuss" oder "Projekt-Mitarbeiter" teilbar.

3.6 Kombinierbarkeit

Der letzte wichtige Aspekt bei der Bewertung einer Rolle stellt die Kombinierbarkeit einzelner Rollen dar. Mit diesem Kriterium kann angegeben werden, ob eine Rolle von einer Person oder einer Gruppe von Personen gemeinsam und/oder gleichzeitig mit einer anderen Rolle wahrgenommen werden kann. So kann im Rahmen einer Projekt-Organisation beispielsweise die Rolle des "Auftraggebers" gemeinsam als auch gleichzeitig mit der Rolle "Vorsitzender des Lenkungsausschuss" von einer einzigen Person wahrgenommen werden. Dagegen ist es nicht möglich, dass eine Person oder auch Personengruppe gleichzeitig die Rollen "Projekt-Fachteam" und "Projekt-Kernteam" besetzt. Das gleiche gilt für die Rollen "Auftraggeber" und "Projekt-Leiter".

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Oftmals orientiert sich die Kombinierbarkeit (leider) auch an den vorgegebenen Personal-Ressourcen, die einem Projekt von dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden. So ist es von den Aufgabenstellungen her eben nicht vorteilhaft, dass eine Person gleichzeitig die Rollen "Projekt-Leiter" sowie "Projekt-Controller" bekleidet, doch ist diese Kombination gerade in den kleineren Projekten üblich. Die folgende Abbildung zeigt beispielhaft die möglichen (grüne Markierungen), die zu vermeidenden (gelbe Markierungen) sowie die nicht möglichen (rote Markierungen) Kombinationen von Projekt-Rollen.

Prüfergebnis zur Kombinierbarkeit von Projekt- und Linien-Rollen [ViProMan, 10.2014]

Bei diesem Beitrag handelt es sich um eine Zusammenfassung des Orginalbeitrags. Den vollständigen Beitrag mit detaillierten Inhalten, verfügbaren Downloads und weiteren, teilweise auch mehrsprachigen Informationen erhalten Sie hier:
	Orginalbeitrag Projekt-Organisation Grundsätze der Rollen-Beschreibung Vitales Projekt-Management [ViProMan] (Desktop Version)
	Download der Abbildungen des (Orginal-)Beitrags Vitales Projekt-Management [ViProMan] (Download)
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Literatur
[1]	Neuberger, O. (1995); Führen und geführt werden (5. Auflage); Stuttgart, Enke Verlag; ISBN 978-3432940557
[2]	DIN V ENV 26385:1990-12 "Prinzipien der Ergonomie in der Auslegung von Arbeitssystemen" (ersetzt durch DIN EN ISO 6385:2004-05 "Grundsätze der Ergonomie für die Gestaltung von Arbeitssystemen“)
[3]	Hoffmann, F. (1980); Aufgabe; In: Handwörterbuch der Organisation (2. Auflage); C. E. Poeschel Verlag, Stuttgart; ISBN 978-3-791080-16-1
[4]	Reiß, M. (1982); Das Kongruenzprinzip der Organisation; Wirtschaftswissenschaftliches Studium (Heft 2)

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