Aufbau-Organisation (WebSite)

Grundlagen der

Aufbau-Organisation

Es soll gleich zu Beginn betont werden, dass an dieser Stelle unmöglich sämtliche wichtigen Aspekte zur Sprache kommen und dargestellt werden können, die es zu dieser Thematik Wert wären, genannt zu werden. Das ist weder Ziel dieser Internet-Präsenz und es würde auch deren Rahmen sprengen. Doch lohnt es sich, selektiv und ausgewählte Elemente der Aufbau-Organisation in einer gewissen Tiefe zu thematisieren, da sich aus deren Betrachtung neben möglichen Strategie-Konzepten für die Projekt-Organisation auch wichtige Rückschlüsse auf die Abläufe im Projekt-Management ergeben.

Die Aufbau-Organisation bildet das hierarchische Gerüst einer Organisationseinheit, beispielsweise der eines Unternehmens oder einer Behörde. Im Gegensatz zu der Ablauf-Organisation, welche die ablaufenden Arbeits- und Informationsprozesse regelt, beschreibt die Aufbau-Organisation, welche Aufgaben von welchen Personen unter Anwendung welcher Sachmitteln zu bewältigen sind. Der Zweck der Aufbau-Organisation ist es, "... eine sinnvolle und arbeitsteilige Gliederung als auch Ordnung der betrieblichen Handlungsprozesse durch die Bildung und Verteilung von Aufgaben zu erreichen" [1].

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1. Gestaltungsziele

Bei der Planung einer Aufbau-Organisation ist es zwingend erforderlich, in einem ersten Schritt die Gestaltungsziele zu definieren, welche sowohl die gemeinsamen als auch die individuellen Ziele der Kunden, des Unternehmens und der Mitarbeiter berücksichtigen. Während die Ziele der Kunden in erster Linie durch den Aspekt einer hohen Produkt-Qualität dominiert werden, weisen die Ziele des Unternehmens primär einen wertschöpfenden Charakter auf, der den Betriebszweck als auch die Maximierung des Gewinns unterstützt. Die Ziele der Mitarbeiter stammen hauptsächlich aus den Gebieten Arbeitszufriedenheit, Abschirmung, Konfliktfreiheit als auch Sicherheit sowie Aufstiegschancen.

2. Stelle

Neben den umfänglichen Gestaltungszielen bildet die Stelle ein weiteres wichtiges Themengebiet bei einer Planung einer Aufbau-Organisation. Bei einer Stelle handelt es sich um die kleinste organisatorische Einheit in einer Organisation.

Aus diesem Grund gehört zum ersten Schritt bei der Planung die Gestaltung der Stellen, wobei dies zwingend unter einer Berücksichtigung der zuvor identifizierten Gestaltungsziele erfolgen muss. Weiterhin sollte bei der Gestaltung der Stelle der Grundsatz der Deckungsgleichheit von Verantwortung, Aufgabe als auch Kompetenz berücksichtigt werden. Zu einer verlässlichen Gestaltung von Stellen gelangt man seriell in zwei Stufen: zuerst der Aufgaben-Analyse und anschließend der Aufgaben-Synthese.

3. Aufgaben-Analyse

Im Rahmen der Aufgaben-Analyse wird die zuvor entwickelte Gesamtaufgabe einer Organisation, welche über die einzelnen Gestaltungsziele eindeutig festgelegt ist, detailliert in mehrere Teilaufgaben zerlegt, wobei jede Teilaufgabe wiederum selbst in kleinere Teilaufgaben zerlegt werden kann. Zur Aufgaben-Analyse stehen verschiedene Methoden zur Verfügung [2, 3].

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4. Aufgaben-Synthese

Im Zuge der Aufgaben-Synthese werden zuvor identifizierte Teilaufgaben zu koordinierbaren Komplexen von Aufgaben (Aktivitätsbereiche) zusammengefasst. Danach werden die einzelnen Komplexe zu untereinander in Beziehung stehenden Aufgabenbereichen in Form von Stellen zusammengeführt. Es werden also zuerst die Basisstellen für einzelne Mitarbeitende gebildet. Diese Basisstellen bieten den organisatorischen Rahmen für die dauerhafte Beschäftigung von Personen in einem Unternehmen.

Für Basis-Stellen sind in einer eigenen Stellen-Beschreibung dedizierte Aufgabenstellungen (Aktivitäten) mit Befugnissen sowie Anforderungen für eine Qualifikation (Kompetenzen) niedergelegt. Die Ursache dafür ist darin zu suchen, dass diese Stellen schließlich nur von den Mitarbeitenden besetzt werden sollen, welche diese Kompetenzen zu einem gewissen Maß aufweisen. Bei der Organisation dieser einzelnen Stellen in einem Unternehmen orientiert sich die deren Feinstruktur im wesentlichen an dem vorliegenden Unternehmenszweck und noch weiteren betriebswirtschaftlichen Kriterien [2, 3].

Die Basisstelle ist somit die kleinste organisatorische Einheit und vereint Verantwortung in Form einer Verpflichtung zum selbstständigen Handeln bei der Durchführung von Aufgaben und von Befugnissen wie beispielsweise den Entscheidungs-, Weisungs- und Verpflichtungsbefugnissen. Mehrere einzelne Basisstellen werden im Verlauf der höheren Syntheseschritte zu neuen Gruppeninstanzen zusammengefasst.

Anschließend ergeben dann mehrere der Gruppeninstanzen in einer Zusammenfassung die so genannte Bereichsinstanzen, welche wiederum zu einer Gesamtleitungsinstanz vereinigt werden. Auf diesem Weg ergibt sich im Laufe der Aufgaben-Synthese ein hierarchisches Organisationsgefüge, in welchem einzelne Stellen als auch Abteilungen miteinander in einer Beziehung stehen. Dieses Gefüge wird dann letztendlich als Organigramm bezeichnet.

5. Zentralisierung oder Dezentralisierung

Bei der Durchführung der Aufgaben-Synthese ist zwischen den Bestrebungen zur Zentralisierung und zur Dezentralisierung zu unterscheiden. Dazu ist im Rahmen der Zusammenstellung der Aufgabenkomplexe zu berücksichtigen, in welcher Form die einzelnen elementaren Aufgabenbereiche zu differenzieren und den verschiedenen Arbeitsstellen oder auch Örtlichkeiten zuzuordnen sind.

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6. Primäre und sekundäre Aufbau-Organisation

Die Aufbau-Organisation wird zusätzlich in eine primäre und sekundäre Organisation unterschieden. Dabei stellt nun die primäre Aufbau-Organisation die hierarchische Grundstruktur dar und besteht aus dauerhaften Organisationseinheiten wie Abteilungen, Referate, Gruppen und Stellen. Die resultierende Kommunikation innerhalb der primären Ablauf-Organisation verläuft in der Regel vertikal.

Aufgrund eines streng hierarchischen Aufbaus der primären Aufbau-Organisation ist es in sehr vielen Fällen nicht oder nur schwer möglich, Schnittstellenprobleme oder auch andere komplexe Probleme effizient lösen zu können. Dies geschieht deswegen häufig mit Unterstützung einer sekundären Aufbau-Organisation, bei der es sich um eine hierarchieübergreifende oder hierarchieergänzende Unterstruktur einer Organisation handelt, die zur Lösung solcher Probleme beispielsweise im Rahmen eines Projekt-Managements zum Einsatz gelangt.

7. Schematische Darstellung einer Aufbau-Organisation

In einer Zusammenfassung zeigen einzelne Komponenten der primären Aufbau-Organisation am Beispiel einer willkürlichen Organisation das folgende schematische Erscheinungsbild:

Schematische Darstellung der primären Aufbau-Organisation einer Organisationseinheit [ViProMan, 12.2014]

Es sei hier an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass es sich bei diesem Beispiel um eine einfache und auch weitestgehend lineare Struktur zur primären Aufbau-Organisation handelt. Allerdings bietet diese Abbildung für noch folgende Beiträge einen grundsätzlichen Ansatzpunkt für die Verdeutlichung weiterer organisatorischer Aspekte.

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In der betrieblichen Realität findet man dagegen eine große Variationsbreite bei der Entwicklung möglicher als auch bei der Anpassung bereits vorliegender Organigramme. Dieses Phänomen hat aus einer (betriebs)wirtschaftlichen Sicht auch seine Berechtigung, da ein Organigramm zwangsläufig an die Geschäftsziele der jeweiligen Organisation angepasst werden muss, um den Betriebszweck wertschöpfend unterstützen zu können.

Bei diesem Beitrag handelt es sich um eine Zusammenfassung des Orginalbeitrags. Den vollständigen Beitrag mit detaillierten Inhalten, verfügbaren Downloads und weiteren, teilweise auch mehrsprachigen Informationen erhalten Sie hier:
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Literatur
[1]	Mangler, W. D. (2010); Aufbauorganisation (1. Auflage); Books on Demand GmbH; ISBN 978-3833453342
[2]	Scherm, E. & Pietsch, G. (2007); Organisation; Oldenbourg-Verlag; ISBN 978-3486583335
[3]	Heinrich, L.J. & Lehner, F. (2005); Informations-Management (8. Auflage); Oldenbourg-Verlag; ISBN 978-3486577723

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